El CIF es muy importante para las empresas, y es necesario conocer para qué se usa y si tiene diferencias con el NIF. Podemos adelantar que ambos conceptos son fundamentales en el sector financiero y administrativo en el mundo de las empresas y los autónomos.
Definición del CIF
Se trata de una clave que permite que las personas físicas y jurídicas se identifiquen. Es un sistema de identificación tributaria que se utilizó en España por muchos años, y según la ley 58/2003 General Tributaria, establece que toda persona física o jurídica, al igual que las entidades sin personalidad, necesitan contar con un número de identificación fiscal.
Antes llamado Código de Identificación Fiscal, pasó a convertirse en Número de Identificación Fiscal. Con este cambio, las sociedades limitadas o empresas que tenían un CIF, tuvieron que obtener su NIF para tener su identificación regulada.
Uso del CIF
El ahora NIF (antiguo CIF) tiene como objetivo aportar datos de contabilidad de una empresa jurídica o de personas físicas.
Lo más habitual en España es que delante de la numeración, se coloque la letra A para Sociedades Anónimas B para una empresa con responsabilidades limitadas, C para Sociedad Colectiva, D para Comanditaria.
Composición numérica del NIF
Un NIF presenta un total de 9 dígitos numéricos. El primer número indicará la condición jurídica. Los dos siguientes son los números que mostrarán la provincia en donde se encuentra la empresa.
Seguidamente, a partir del cuarto dígito hasta llegar al 8, se encontrará de forma correlativa la inscripción de esa firma en su lugar de operación. Su último dígito tiene relación con la función de control que explicamos a continuación:
- En caso de ser un doble 0, se tratará de un no residente.
- Si está en las categorías de A, B, E o H es solo un número, y se colocan letras si se encuentra dentro de las categorías P, Q, S o W.
NIF para personas jurídicas
Aquellas personas que sean jurídicas, deberán tener en cuenta las siguientes particularidades por las cuales se forman los 9 dígitos del CIF/NIF:
- Una letra: Siempre situada en primera posición. Muestra el estilo jurídico y la nacionalidad de esa entidad.
- Una cifra con siete dígitos: 2 números indican la provincia y 5 números son asignados según el orden de inscripción de la entidad en el Registro Mercantil.
- Un dígito de control: Número o letra que permite la validación del formato de un NIF.
Obtener el NIF online
Necesitará un NIF para la parte de contabilidad y facturación empresarial, así que conseguir su número de identificación fiscal debe estar en su lista de prioridades.
Siga estos pasos:
- Acceda a la página web de la Agencia Tributaria de España.
- Notará que el trámite puede hacerse de manera presencial u online.
- Tenga a mano su modelo 036 y una copia de la escritura pública de su negocio o empresa.
- Anexe el documento del Registro Público.
- Espere 10 días para que su trámite sea aprobado. Le entregaran todos sus datos correspondientes.
Distinguir las letras del NIF
- La letra E, son las Comunidades de Bien.
- La letra F, quedan enmarcadas para las sociedades cooperativas.
- La letra G se asigna para asociaciones.
- La letra H es para comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
- La letra J aplica para las sociedades civiles, tengan o no una personalidad jurídica.
- La N es para entidades no residentes.
- La P se les asigna a corporaciones de carácter local.
- Los organismos públicos tienen la Q.
- La R es para aquellas congregaciones o instituciones de tipo religioso.
- La S es el número de identificación para aquellos organismos de administración de Estados y Comunidades Autónomas.
- La U es para empresas que se unen de manera temporal.
- La V son para las empresas no definidas o que ni han sido ingresadas en alguna de las categorías.
- La letra W se usa en las entidades permanentes que no residen en España.
Los autónomos no están sujetos a obtener esta clase de identificación creada por el Decreto Real. Personas, ya sean jurídicas o físicas, empresas y pymes si deben contar con la identificación.
El término Pymes se emplea al momento de hablar de pequeñas y medianas empresas. Muchas de las mismas no presentan un alto número de trabajadores, y son de un volumen de negocio e ingresos moderados en comparación con grandes empresas mercantiles o industriales.
CIF empresariales y NIF de personas
Esta era la principal regla por la que se lograba identificar tributariamente las empresas con el CIF y el NIF para las personas físicas.
Pero en el año 2008, surgió un cambio. Con la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007 de 27 de julio, por el que se aprobó el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de inspección y gestión tributaria y de desarrollo de las reglas comunes de los procedimientos para aplicar los tributos.
Su sustituto pasó a ser el NIF, el cual iba a pasar a ser el sistema de identificación tributaria para empresas y personas.
A pesar de haber sido modificado, muchas sociedades continúan utilizando de manera errónea sus facturas, páginas web o documentos corporativos, porque siguen incluyendo el término CIF para referirse al número de identificación fiscal.
¿Cuándo solicitar el CIF?
Se deberá solicitar antes de realizar cualquier tipo de entrega, prestación o la compra de servicios o bienes, al igual que abono o cobros.
También tendrá que solicitarse antes de contratar nuevo personal laboral. En todo caso, una solicitud deberá formularse dentro del mismo mes siguiente a la fecha de constitución de la entidad o la persona jurídica o aquella entidad que no tenga personalidad jurídica.
En determinados casos, los notarios podrían presentar, vía electrónica o telemática, en representación de las personas jurídicas o entidades sin una personalidad en constitución, el modelo 036 y los documentos precisos para lograr solicitar un NIF provisional.
Tenga en mente que la solicitud se realiza en la Administración de la Agencia Tributaria que corresponda al domicilio fiscal de la Sociedad o Entidad.
